Drehscheibe Sekretariat: Das Sekretariat effizient organisieren und professionell agieren
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Sie erhalten Aufträge von Kolleg*innen, sollen Führungskräfte und das Team professionell entlasten. Sie managen Informationen und sind für einen zügigen Informationsfluss verantwortlich, erfassen Daten, werten diese aus und sorgen für eine optimale Zeitplanung. Sie zeigen Eigeninitiative, sind kommunikativ, flexibel, kreativ, belastbar und jederzeit ansprechbar. Sie repräsentieren das Unternehmen sicher und selbstbewusst.

Die vielfältigen und verantwortungsvollen Aufgaben von Fachkräften in Sekretariaten und Verwaltungen verlangen präzise und ausgefeilte Organisationsfähigkeiten und eine ausgeprägte Kommunikationskompetenz. Im Alltagsgeschäft sind Techniken zur gezielten Arbeitsplanung und zur geschickten Organisation des Arbeitsplatzes unverzichtbar.

THEMEN:

Schaltstelle Sekretariat
- Diese Qualifikationen benötigen Sie heute und in Zukunft
- Die Führungskraft und Assistenz - ein starkes Team
Informieren kann nur die/der Informierte
- Die Filterfunktion – Informationen bewerten und steuern
- Ein absolutes Muss: Fordern Sie Informationen ein
- Informationen in OneNote bereitstellen und das Handbuch gemeinsam nutzen
- E-Mails und Briefe verfassen: Darauf kommt es an bei der Korrespondenz
Den Posteingang und E-Mails organisieren
- Professionelles E-Mail-Management (am Beispiel von Outlook)
- Tipps zu Outlook: Regelassistent, Aufgabenliste, Quicksteps, Notizen, Besprechungseinladungen
- Termine planen und den Terminkalender verwalten
- Sicher ablegen – gezielt wiederfinden: Gestalten Sie eine perfekte Ablagestruktur für Papier- und elektronische Dokumente
- Trotz Medienbruch: Die Wiedervorlage gestalten
Veranstaltungen und Besprechungen organisieren
- Das ist wichtig für Planung, Organisation und Durchführung bei Veranstaltungen
- Besprechungen effizient vorbereiten
- Raus aus gewohnten Denkbahnen: Kreativitätstechniken