Effizienz am Arbeitsplatz: Die Büro- und Arbeitsorganisation verbessern

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Kennen Sie das: Ständige Unterbrechungen, viele Aufgaben, eine immense Datenflut und viele Ansprechpartner*innen?

In diesem Online-Seminar lernen Sie Konzepte kennen, die – umgesetzt – zu einem effizienten und effektiven Arbeiten führen. Ziel ist eine Büro- und Arbeitsorganisation, die zeitsparend, strukturiert, transparent und flexibel ist. Sie bekommen Werkzeuge und Tipps an die Hand, die sofort anwendbar sind.

Zielgruppe: Fach- und Führungskräfte, Sachbearbeiter*innen aus allen Verwaltungsbereichen

Bestandsaufnahme/Ist-Analyse/Reibungsverluste erkennen

• Das sagt die Realität – Erfahrungen aus der Praxis
• Wie arbeiten Sie? Auswertung des Selbstbewertungsbogens
• Wo geht meine Zeit hin? Welcher Zeittyp bin ich?
  

Tipps zum Zeitmanagement

• Der Vorteil von Aufgabenlisten (Taskboards, Listen etc.)
• Prioritäten setzen und einhalten (Eisenhower, ABC-Technik etc.)
• Struktur für den Arbeitstag
• Multitasking, Perfektionismus, Ablenkungen – Zeitdiebe eliminieren
• Zeit für konzentriertes Arbeiten – Die Pomodoro-Technik
  

Die „Fitnesskur“ für die administrative Zusammenarbeit

• Kaizen und die 5-S-Technik
• Der PDCA-Zyklus
• Ideen, Veränderungen kreativ entwickeln
• Tipps für die Umsetzung in die Praxis
• Ordnung braucht „Kümmerer“
• Spielregeln für die Zusammenarbeit im Team
  

Arbeitsorganisation für die effektive Zusammenarbeit

• Der aufgeräumte Schreibtisch
• E-Mails effizient verwalten und Outlook optimal nutzen
• Wie organisieren wir die Ablage-Struktur für das Team?
• In Vorgängen denken
• Ein Dokument, ein Ort: Der Prozessorientierte Ordnerplan
• Wichtige Werkzeuge im Alltag: OneNote, Checklisten, Kanban-Board
• Verbesserungspotentiale in den Abläufen (Techniken)
  

Methode: Fachvortrag, Diskussion, Übungen