Kennen Sie das: Sie werden ständig unterbrochen, bringen Aufgaben deshalb nicht zügig zu Ende, bearbeiten eine immense Datenflut und fragen sich, wo geht meine Zeit hin?
Im Seminar erhalten Sie Tipps, die – umgesetzt – zu einem effizienten und effektiven Arbeiten führen. Ziel ist eine Büro- und Arbeitsorganisation, die zeitsparend, strukturiert, transparent und flexibel ist.
Zielgruppe: Fach- und Führungskräfte, Sachbearbeiter*innen aus allen Verwaltungsbereichen
Bestandsaufnahme/Ist-Analyse/Reibungsverluste erkennen
- Das sagt die Realität – Erfahrungen aus der Praxis
- Wie arbeiten Sie? Auswertung des Selbstbewertungsbogens
- Wo geht meine Zeit hin? Welcher Zeittyp bin ich?
Tipps zum Zeitmanagement
- Der Vorteil von Aufgabenlisten (Taskboards, Listen etc.)
- Prioritäten setzen und einhalten (Eisenhower, ABC-Technik etc.)
- Struktur für den Arbeitstag
- Multitasking, Perfektionismus, Ablenkungen – Zeitdiebe eliminieren
- Zeit für konzentriertes Arbeiten – Die Pomodoro-Technik
Verschwendungen vermeiden – die Arbeitsorganisation verbessern
- Kaizen, 5-S-Technik, PDCA-Zyklus
- Ideen für Veränderungen entwickeln (Kreativitätstechniken)
- Der aufgeräumte Schreibtisch
- Schlanke Prozesse: Verbesserungspotentiale in den Abläufen aufzeigen
- Ordnung braucht „Kümmerer“ - Spielregeln für die Zusammenarbeit im Team
Outlook effektiv nutzen (Verbesserung der Arbeitsorganisation)
- Professionell kommunizieren: Diese Regeln sind wirklich wichtig.
- Vermeiden Sie LIFO
- Die Betreffzeile optimal nutzen
- Effizientes E-Mail-Management – so halten Sie das Postfach sauber
- Termine verwalten, Besprechungen organisieren, eigene Aufgaben verwalten
- QuickSteps, Vorlagen, Kategorien, Notizen
- Abfragen organisieren
- E-Mails in die Teamablage speichern
- Eine E-Mail-Etikette für das Team
Wichtige Werkzeuge im Alltag: OneNote, Checklisten, Kanban-Board
Methoden: Fachvortrag, Diskussion, Übungen