Die digitale Ablagestruktur effektiv und effizient im Team gestalten - Handwerkszeug zu einer nachvollziehbaren, strukturierten Ablage (E-Akte)

Abgeschottete Ablagesilos, langes Suchen und unstrukturierte Laufwerke gehören der Vergangenheit an. Den Kern des modernen Informationsmanagements stellt die prozessorientierte Arbeitsorganisation dar. Personen/Teams bearbeiten ihre Vorgänge und speichern die entstandenen Dokumente in der digitalen Ablage ab.

In diesem Seminar erarbeiten Sie die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen und erhalten wertvolle Tipps zu einer nachvollziehbaren, strukturierten Ablage, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält.

Zielgruppe: Fach- und Führungskräfte, Sachbearbeiter*innen aus allen Verwaltungsbereichen

Die üblichen Herausforderungen im papierlosen Büro

• Verfügbarkeit von Schriftgut jederzeit und ortsunabhängig
• Bearbeitung ohne Medienbrüche
• Wie können Dokumentenmanagementsysteme helfen?

Prinzipien der Schriftgutverwaltung

• Beschriftung und Bezeichnungen
• In Vorgängen denken und arbeiten
• Unterschiedliche Dokumentenarten: E-Mail, Steuerungs- und Wissensdokumente
• Lebenszyklus von Dokumenten
• Projektakten und Objektakten

Regeln und Vereinbarungen im Team

• Der Ordnerplan und die Dokumentationsrichtlinie
• Vertretungsmöglichkeiten schaffen
• Aufgaben im Blick behalten – diese Tools können unterstützen
• Verantwortlichkeiten (Kümmerer) für die Pflege festlegen

Wie nehme ich die anderen mit?

• Ideen zur Umsetzung aus der Praxis

Methode: Fachvortrag, Diskussion, Übungen