Effizienz am Arbeitsplatz: Die Büro- und Arbeitsorganisation verbessern

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Kennen Sie das: Sie werden ständig unterbrochen, bringen Aufgaben deshalb nicht zügig zu Ende, bearbeiten eine immense Datenflut und fragen sich "Wo geht meine Zeit hin?". 

Im Seminar erhalten Sie Tipps, die – umgesetzt – zu einem effizienten und effektiven Arbeiten führen. Ziel ist eine Büro- und Arbeitsorganisation, die zeitsparend, strukturiert, transparent und flexibel ist.

Bestandsaufnahme/Ist-Analyse/Reibungsverluste erkennen

• Das sagt die Realität – Erfahrungen aus der Praxis
• Wie arbeiten Sie? Auswertung des Selbstbewertungsbogens
• Wo geht meine Zeit hin? Welcher Zeittyp bin ich?

Tipps zum Zeitmanagement

• Der Vorteil von Aufgabenlisten (Taskboards, Listen etc.)
• Prioritäten setzen und einhalten (Eisenhower, ABC-Technik etc.)
• Struktur für den Arbeitstag
• Multitasking, Perfektionismus, Ablenkungen – Zeitdiebe eliminieren
• Zeit für konzentriertes Arbeiten – Die Pomodoro-Technik

Verschwendungen vermeiden – die Arbeitsorganisation verbessern

• Kaizen, 5-S-Technik, PDCA-Zyklus
• Ideen für Veränderungen entwickeln (Kreativitätstechniken)
• Der aufgeräumte Schreibtisch
• Schlanke Prozesse: Verbesserungspotentiale in den Abläufen aufzeigen
• Ordnung braucht „Kümmerer“ - Spielregeln für die Zusammenarbeit im Team

Outlook effektiv nutzen (Verbesserung der Arbeitsorganisation)

• Professionell kommunizieren: Diese Regeln sind wirklich wichtig.
• Vermeiden Sie LIFO
• Die Betreffzeile optimal nutzen
• Effizientes E-Mail-Management – so halten Sie das Postfach sauber
• Termine verwalten, Besprechungen organisieren, eigene Aufgaben verwalten
• QuickSteps, Vorlagen, Kategorien, Notizen
• Abfragen organisieren
• E-Mails in die Teamablage speichern
• Eine E-Mail-Etikette für das Team

Wichtige Werkzeuge im Alltag: OneNote, Checklisten, Kanban-Board

Das Seminar ist für Fach- und Führungskräfte und Sachbearbeiter*innen aus allen Verwaltungsbereichen.